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中文商务信函写作格式

归档日期:07-11       文本归类:公函      文章编辑:爱尚语录

  中文商务信函写作格式_行政公文_工作范文_实用文档。1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、 尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。如: “尊 敬的王总经理” 、 “亲爱的刘主任” 、 “尊敬的董

  1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、 尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。如: “尊 敬的王总经理” 、 “亲爱的刘主任” 、 “尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊 的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如: “尊敬的王博士总 经理海成先生台鉴” 、 “亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 (顶格写,后面加冒 号。 ) 2、启词 启词是信文的起首语, 可有多种表示法。 如问候式的 “您好” 、 “别来无恙” ; 思怀式的 “久不通信,甚为怀想” 、 “去国半载, 谅诸事顺遂”等; 赞颂式的“新 春大吉” 、 “开张大吉”等;承前式的“上周曾发一传真件,今仍具函,为×× 事” , “贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象,不论内容,一律以“您好” 为书信之启词,实在极不恰当。此外,公务书信的启词还可用“兹为、兹因、 兹悉、兹经、兹介绍、兹定于” ; “顷闻、顷悉、顷获” ; “欣闻、欣悉、欣逢、 值此” ,以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。 (在 称呼下面另起一行,前空两格! ) 3、正文 正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以 专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明 了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。 (在启词下面另起一行空两格。 ) 4、酬应过渡 正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信,经过 此次合作,双方的友谊将有进一步发展” 。又如“再次表示衷心的感谢”或“代 向公司其他同志问候” 等等。 也有用公务书信的常用结语过渡, 如 “特此函达、 特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉” ,或“肃此专呈、肃此奉达” ,也 有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅” ,以及“承蒙惠 允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 (过渡一下更符合 礼仪规范) 5、祝颂词 书信的最后,写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同,书 信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等,有时, 往往用简单的一两句话, 写明希望对方答复的要求。 如 “特此函达, 即希函复。 ” 同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼” 、 “敬祝健康”等。祝语一般分为 两行书写, “此致” 、 “敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。 “敬礼” 、 “健康” 则转行顶格书写。 6、签署 书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、 小王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“××部主任张金水” 、 “××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩” 、 “××部业务员 刘震”等。今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以 手书签署一遍, 这既表信用, 亦示诚意。 对某些特殊对象, 署名后应有具名语, 如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在结 尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般 E-mail 商务信函也可 靠左)以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名 称,也可同时署写信人的姓名。 7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。日期必 须准确, 表现出写信人的负责态度, 而万一记错日期, 也许会因此而误事。 (写 信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。 )

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